Une procédure de référencement robuste
Pour vérifier le sérieux et la solidité financière d’un fournisseur avant de le référencer, de nombreuses bases de données sont à la disposition des acheteurs. « Cette démarche répond aussi aux exigences des clients en termes de conformité : salariés dûment déclarés, cotisations sociales et assurances à jour, bilan RSE, etc. », rappelle Michel Cauchy, directeur administratif et financier de l’agence Grey. La procédure de référencement est également utile pour limiter les conflits d’intérêts. Des contrôles spécifiques sont par ailleurs nécessaires pour les enregistrements et modifications de RIB fournisseurs, premier poste de fraude en agence !
Une revue annuelle des fournisseurs
Faire le point sur le volume d’activité réalisé avec chaque fournisseur permet de mesurer le chiffre d’affaires ainsi transféré et d’identifier une éventuelle dépendance. Vous pouvez alors conclure des partenariats, rechercher de nouveaux sous-traitants, internaliser certaines prestations ou négocier des remises de fin d’année. Attention, pour les entreprises cotées aux États-Unis et donc soumises à la loi Sarbanes-Oxley, le client final doit être informé de ces remises !
Les freelances, des risques contractuels spécifiques
Pour ne pas être requalifiée en contrat de travail, la relation avec un freelance doit impérativement être cadrée : bons de commande systématiques, pas de cartes de visite ou de matériel de l’agence. La cession des droits d’auteur est un autre point de vigilance : l’agence doit formaliser une cession symétrique à celle effectuée vis-à-vis de son client.
Fidéliser ses fournisseurs sur le long terme
Plus que jamais, il est crucial de bâtir un rapport de confiance avec ses fournisseurs : limiter les retouches non rémunérées sur les projets, proposer des délais tenables, entretenir une relation de confiance et de respect mutuels. « Le rythme ne cesse d’accélérer et néanmoins, il faut inventer de nouveaux modèles de rémunération avec ses clients tout en maintenant un contrôle sur ses fournisseurs », affirme Michel Cauchy. C’est à ce prix que la qualité de vos projets fera toute la différence.
