Une nette évolution des mentalités au sein des équipes
« Il y a quinze ans, les salariés considéraient clairement la feuille de temps comme la nouvelle badgeuse », raconte Antoine Clément, Directeur du développement commercial chez Inedee. La situation s’est améliorée depuis : les équipes constatent bien que ces données ne servent pas tant aux ressources humaines qu’au suivi de la rentabilité et de la performance commerciale. L’agence doit pouvoir soit tirer la sonnette d’alarme en temps réel, soit mieux négocier les prochains projets.
Si le télétravail généralisé a pu faire renaître des tensions autour du suivi des temps, les mentalités ont largement évolué au cours de la dernière décennie. « Les créatifs, qui changent de sujet plusieurs fois dans la journée, ont compris qu’ils ne sont pas « fliqués » et qu’ils peuvent inscrire des heures en « veille stratégique » lorsque cela est pertinent ».
Responsabiliser, expliquer et… dire merci
Dans le domaine de la gestion des temps, il s’agit de responsabiliser les équipes plutôt que les menacer. Au sein des agences de communication, remplir ses feuilles de temps n’est plus une option ! Mais il faut l’expliquer au collaborateur dès le processus de recrutement. Néanmoins, il est important de réfléchir au ton employé et éviter de s’engager sur un terrain conflictuel, voire juridique. Les solutions logicielles telles que celle proposée par Inedee permettent entre autres de paramétrer le timing, la fréquence et le message des relances. « Nos clients prévoient dans leur outil différents niveaux de relance et surtout, une fois les temps renseignés, un message de remerciement et de félicitations pour motiver et encourager les collaborateurs » précise Antoine Clément. Un peu de reconnaissance ne fait jamais de mal, n’est-ce pas ?
Des taux de remplissage de 90 %
Un logiciel de saisie pratique, ludique et efficace constitue aussi un vrai plus pour motiver les troupes et atténuer l’impression de « flicage ». Chez Inedee, lorsqu’il s’est agi de refondre la solution précédente, le suivi des temps est le premier module sur lequel les équipes ont travaillé… car c’est sur ce point précis que se concentraient les demandes des clients. « En janvier 2022, le taux de remplissage constaté des timesheets de 2021 est de 90 % chez nos clients, contre 30 à 40 % au préalable… ce n’est pas un hasard ! », affirme Antoine Clément.
Désormais, les collaborateurs des agences de communication qui utilisent la solution Inedee reçoivent des feuilles de temps préremplies à partir de leurs plannings, ont accès à un certain nombre d’états qui leur restituent de l’information utile pour leur activité et gagnent du temps de saisie grâce à des fonctions telles que le drag and drop. Remplir sa feuille de temps n’est pas encore une partie de plaisir, mais presque…
