Un logiciel mal adapté peut freiner une agence : perte de temps, manque de visibilité, erreurs répétées. Voici 5 signes qui montrent qu’il est temps de changer pour une solution pensée pour votre métier.
1. Vos équipes utilisent trop d’outils et de logiciels différents
Dans beaucoup d’agences, les équipes se répartissent naturellement leurs logiciels : un outil de gestion pour la planification des missions, un autre pour gérer les devis, un CRM séparé pour les prospects, et un tableur pour suivre les temps passés. Cette organisation peut sembler fonctionner… jusqu’au moment où elle crée plus de problèmes qu’elle n’en résout.
Chaque transition entre outils entraîne une perte de temps, des doublons ou des oublis. Pire encore : la dispersion des données rend difficile la construction d’une vision fiable de l’activité. Quand les chefs de projets doivent chercher une information dans trois logiciels différents, la réactivité de l’agence en pâtit.
Ce que cela révèle en pratique :
· Trop de temps passé à recopier des informations d’un outil de gestion à un autre
· Un risque d’erreurs accru sur les données partagées
· Une surcharge de travail pour les équipes qui doivent maintenir plusieurs interfaces
· Une perte de cohérence dans le suivi des projets et des clients
Pourquoi changer ? Un logiciel de gestion d’agence doit être capable de centraliser ces besoins dans un espace unique. Cela simplifie le quotidien, améliore la cohérence des processus et renforce la confiance des clients. En choisissant une solution pensée pour les parties prenantes internes comme externes, vous gagnez en fluidité et en efficacité.
2. La visibilité sur vos projets est limitée
Une agence fonctionne comme une mécanique complexe : plusieurs projets en parallèle, des équipes aux rythmes différents, des clients qui attendent des résultats rapides. Dans ce contexte, la visibilité est essentielle.
Sans tableau de bord ergonomique, il devient difficile de savoir où en est chaque mission, combien de temps a été investi, et si les délais pourront être tenus. Le pilotage se fait alors “au ressenti” plutôt que sur des données fiables. Résultat : les retards sont détectés trop tard, les coûts sont mal anticipés et la rentabilité devient floue.
Les signaux qui doivent vous alerter :
· Vous découvrez les retards seulement quand le client relance
· Vous ne savez pas précisément combien de temps a été consacré à une mission
· La collaboration d’équipe (créa, digital, commercial) est compliquée, surtout sur des campagnes multicanales
· Vous avez du mal à répartir les ressources de manière équilibrée
Pourquoi changer ? Un logiciel adapté doit offrir une vision claire et partagée de l’avancement des projets. Un tableau de bord ergonomique multi-clients permet de voir en temps réel les priorités, d’anticiper les pics de charge et de renforcer la communication globale. Grâce à des fonctionnalités comme le diagramme de Gantt, les logiciels de gestion de projet donnent une visibilité complète sur les délais et les ressources, tout en améliorant l’expérience utilisateur des équipes qui l’utilisent au quotidien.
3. La gestion de la relation client devient floue
La réussite d’une agence repose avant tout sur la confiance de ses clients. Or, cette confiance peut être fragilisée si les données sont dispersées : un devis enregistré dans un tableur, une facture stockée ailleurs, des échanges éparpillés dans les emails.
Cette organisation génère non seulement des erreurs (devis mal transmis, facturation incohérente), mais aussi une perte de réactivité. Le client doit parfois répéter une information, et l’agence perd en professionnalisme.
Les problèmes les plus fréquents :
· Informations clients éclatées entre plusieurs supports
· Manque de suivi des interactions, ce qui empêche d’avoir une vision complète du service client
· Doublons ou erreurs dans les devis et factures
· Collaboration d’équipe compliquée par un manque de synchronisation
Pourquoi changer ? Un logiciel de gestion d’agence ou un logiciel CRM (gestion de la relation client) dédié permet de centraliser l’ensemble des données clients. Vous accédez en un clic à l’historique des échanges, aux documents contractuels et aux opportunités commerciales. Cela garantit une intégration fluide avec vos outils existants et une meilleure personnalisation du service client. Certains outils, enrichis de modules Simple CRM, permettent même d’aller plus loin dans la gestion des opportunités et d’améliorer le suivi des prospects.
4. L’administratif prend trop de place
Les agences préfèrent consacrer leur énergie à la création et à la stratégie plutôt qu’à la paperasse. Pourtant, beaucoup passent encore un temps important sur des tâches manuelles : ressaisir des données comptables, créer des rapports à la main, compiler des chiffres pour le suivi de rentabilité.
Ces tâches ne sont pas seulement chronophages, elles sont aussi sources d’erreurs. Une facture mal générée, un oubli d’export comptable ou un écart dans le suivi des dépenses peuvent avoir des conséquences lourdes.
Les points à surveiller :
· Des tâches administratives répétitives qui occupent vos équipes
· Des erreurs récurrentes dans la facturation
· Une rentabilité difficile à calculer projet par projet
· Des retards de conformité comptable qui peuvent coûter cher
Pourquoi changer ? Un logiciel de gestion d’agence avec fonctions avancées automatise ces tâches et sécurise vos données. Vous gagnez du temps, réduisez les risques d’erreurs et optimisez votre gestion budgétaire. Le suivi devient plus fiable, qu’il s’agisse des notes de frais, du calcul de la rentabilité ou des indicateurs financiers.
5. Votre logiciel de gestion de projet actuel ne suit plus votre croissance
Un logiciel peut être adapté à une petite structure, mais devenir insuffisant dès que l’agence se développe. Si vos effectifs augmentent, vos missions se diversifient et vos clients demandent plus de reporting, votre outil doit être capable de suivre.
Un logiciel figé, qui ne propose pas d’intégrations modernes ni de personnalisation, devient rapidement un frein. Il limite votre agilité, ralentit vos process et peut même nuire à votre image auprès des clients.
Les limites typiques d’un logiciel obsolète :
· Pas d’API ni d’intégration fluide avec vos outils quotidiens
· Interface rigide qui ne reflète pas votre gestion initiale
· Migrations de données compliquées ou impossibles
· Faible sécurité des données
· Support technique peu réactif ou absent
Pourquoi changer ? Un logiciel évolutif et modulaire vous permet d’adapter vos outils au rythme de votre agence. Il doit s’adresser à toutes les parties prenantes (internes et externes), renforcer la collaboration d’équipe et offrir un vrai niveau de gestion de vos ressources. Que vous soyez une agence de communication, une ESN, des agences de design ou des agences digitales, vous devez disposer d’un outil capable de combiner logiciels de gestion de projet et gestion de référence.
Pourquoi Inedee peut être la bonne alternative
Chez Inedee, nous avons conçu un logiciel pour agence de communication en partant des réalités du terrain. Notre ERP réunit dans un même espace la gestion commerciale, la relation client, la facturation et la comptabilité.
Ses principaux atouts :
· Une vue 360° sur vos projets, vos clients et vos finances
· Des tâches administratives automatisées pour libérer du temps
· Des tableaux de bord personnalisables selon vos priorités
· Une intégration fluide avec vos outils quotidiens
· Un support technique réactif et humain, qui comprend les enjeux des agences
FAQ
Quels sont les signes qu’un logiciel n’est plus adapté à une agence ?
Les plus courants : l’utilisation de plusieurs outils déconnectés, un manque de visibilité sur les projets, une relation client confuse, une surcharge administrative et un logiciel incapable d’évoluer avec l’agence.
Pourquoi privilégier un logiciel tout-en-un ?
Parce qu’il centralise toutes les fonctions clés, réduit les erreurs et facilite la collaboration. Vos équipes travaillent dans un environnement cohérent et gagnent en productivité.
Inedee est-il compatible avec les outils déjà utilisés ?
Oui, Inedee s’intègre avec les solutions les plus utilisées par les agences : Lucca, Silae, Eurecia, AdPoint… et bien d’autres.
Est-il possible de suivre la rentabilité projet par projet ?
Oui, grâce à un suivi détaillé du temps passé, des coûts engagés et des marges obtenues pour chaque mission.
Comment savoir si un logiciel de gestion commerciale est adapté à mon agence ?
S’il centralise vos devis, factures, projets et données clients dans un seul espace, avec un suivi clair de la rentabilité.
