« Le rattachement des revenus et charges à la bonne période est un principe comptable de base, mais aussi la garantie d’obtenir une marge brute fiable et donc comparable au budget, au mois précédent ou au reste de la profession », rappelle Michel Cauchy, directeur administratif et financier de l’agence Grey. Les projets longs multiplient les risques de fraudes (pour montrer de « bons » chiffres ou augmenter un bonus) mais aussi d’erreurs (factures ou bons de commande non enregistrés dans le système). Voici trois règles pour éviter ces écueils.
1.Tout doit sortir du système de gestion
Les informations papier ou Excel doivent être bannies. Même si les chiffres sont confirmés ou affinés par les opérationnels de l’agence, ils doivent s’appuyer en premier lieu sur des bons de commande, devis et autres factures dûment renseignés et sauvegardés dans l’ERP.
2.Pas de marge sans signature du client
Fini, le revenu enregistré à peine le devis envoyé ! Alors que la loi Sarbanes-Oxley, en particulier, exige un bon de commande signé avant toute reconnaissance de chiffre d’affaires, certains grands groupes publicitaires ou de communication émettent leurs propres règles « supra-comptables ». Par exemple, si aucune facture n’est émise au bout de 180 jours, la marge constatée doit purement et simplement être annulée ! C’est un principe de prudence qui devrait s’appliquer aux agences de toutes tailles…
3. Sensibiliser les métiers
Comment séquencer le chiffre d’affaires lié à la production d’un film publicitaire ? L’exercice sera
grandement facilité si les commerciaux et chefs de projet ont détaillé, dès le devis, les différentes étapes du travail convenu et les délais associés – lesquels sont validés par le service finance avant envoi au client. « Mais cela suppose que les opérationnels aient été sensibilisés en amont à cette pratique et, de manière générale, à l’importance du cut-off comptable ! », prévient Michel Cauchy.
