Feuilles de temps dans une agence de 300 personnes : obtenir toutes les semaines complètes

Pour obtenir des feuilles de temps complètes dans une agence de 300 personnes, il faut mesurer chaque semaine la part des semaines validées par société et par BU, puis aller chercher les retards dans la grille des feuilles manquantes. Les relances partent ensuite en masse, programmées, et de plus en plus fermes à mesure que le retard s’installe. Enfin, le circuit de validation doit rester assez court pour qu’une semaine saisie ne reste pas bloquée chez un valideur. Voici la méthode, et la façon dont Inedee l’outille.

Pourquoi des feuilles de temps incomplètes faussent-elles la marge ?

Dans une agence de 300 personnes, ce sont 300 feuilles de temps à faire rentrer chaque semaine, soit plus de 15 000 sur une année. Chacune porte une part du coût réel des dossiers. Tant qu’elle manque, ce coût n’est pas compté : la marge nette des dossiers paraît meilleure qu’elle ne l’est, et la direction pilote sur un chiffre trop beau. Qu’une feuille sur dix manque, et ce sont 30 semaines de travail absentes des dossiers, chaque semaine.

À cette échelle, trois difficultés s’ajoutent :

• Le volume. Relancer à la main, personne par personne, ne tient pas à l’échelle de centaines de collaborateurs.
• L’organisation. Les équipes sont réparties en sociétés, BU et services, chacune avec ses responsables : personne ne voit l’ensemble, et chacun pense que l’autre relance.
• La validation. Une semaine saisie n’est pas une semaine validée. Plus le circuit compte d’approbations, plus une semaine peut attendre chez un valideur, alors que le collaborateur pense avoir fait le nécessaire.

Dans Inedee, seul le temps d’une semaine validée descend dans les dossiers : une semaine saisie mais pas encore validée ne compte pas dans leur coût. Tant qu’il manque des feuilles, les coûts internes, la rentabilité et les marges nettes des dossiers restent donc faux. C’est pourquoi l’état des marges nettes affiche, à côté de la marge, un taux de complétion des temps : il dit jusqu’où l’on peut se fier au chiffre.

Quel indicateur suivre pour mesurer la complétude des temps ?

Le bon indicateur n’est pas le nombre d’heures saisies, mais le taux de semaines validées : la part des semaines attendues sur la période qui ont été validées jusqu’au bout du circuit. Chaque collaborateur n’est attendu qu’à partir de sa date d’entrée, et une semaine saisie mais encore en attente d’approbation ne compte pas : elle n’est pas encore acquise.

Deux précautions de lecture :

• Arrêter la période sur une semaine terminée : une semaine en cours est attendue mais ne peut pas encore être validée, et fait baisser le taux sans que personne soit en retard.
• Calculer le taux d’un ensemble sur ses totaux, et non comme la moyenne des taux de ses équipes : une BU de 80 personnes doit peser plus lourd qu’une BU de 10.

Dans Inedee, l’écran Suivi des temps passés donne ce taux avec une barre de couleur : vert à 100 %, orange au-dessus de 50 %, rouge à 50 % ou moins. Il se regroupe par société, BU, collaborateur, circuit de validation, fonction ou mois, sur plusieurs sociétés à la fois, et sa ligne de total donne le chiffre à présenter en comité de direction.

Comment repérer les feuilles manquantes par société et par BU ?

Le taux dit où la saisie décroche ; il faut ensuite savoir qui est en retard, et depuis quand. C’est le rôle d’une grille à double entrée : une ligne par personne, une colonne par semaine, une coche quand la semaine est validée, une croix quand elle ne l’est pas. Une ligne pleine de croix désigne une personne à reprendre ; une colonne pleine de croix, une semaine que personne n’a validée.

À 300 personnes, cette grille ne se lit qu’une fois filtrée. L’état des feuilles manquantes d’Inedee se filtre par société et par BU, puis par service, fonction, section ou circuit de validation, toujours dans le périmètre de chacun : un superviseur voit les personnes de ses circuits, le responsable du module Temps toute l’agence. La colonne Dernière validation, triée, fait remonter les retards les plus anciens, et la grille s’exporte en PDF ou en tableur, filtres compris, pour être envoyée au responsable de chaque équipe.

Piège classique : une ligne pleine de croix ne veut pas toujours dire que la personne ne saisit pas, car sa semaine peut attendre un valideur. Ouvrez sa feuille avant de la relancer.

Le travail se fait donc en trois temps, puis se vérifie dans la marge :

Comment relancer 300 personnes sans y passer la semaine ?

Une relance efficace porte sur une semaine terminée, part à toute une liste d’un coup et garde la trace de ce qui a déjà été réclamé. L’écran des relances d’Inedee s’ouvre sur la semaine passée et range les personnes en trois onglets : les collaborateurs qui n’ont rien soumis, les semaines soumises qui attendent une validation, et les saisies validées.

• Relancer toute la liste. Un bouton relance tous les collaborateurs de la liste, ou tous les valideurs, chacun recevant son propre message. Les filtres de société, de BU et de service commandent l’envoi : ce qui est à l’écran est exactement ce qui part.
• Programmer les relances. Un jour, une heure, et la relance part seule chaque semaine : par exemple un rappel le vendredi sur la semaine en cours, puis une relance le lundi sur la semaine passée.
• Monter d’un ton. Le message peut changer selon le nombre de semaines de retard ou de relances déjà envoyées, avec le superviseur en copie et, si besoin, une liste d’adresses comme celle de la direction.
• Garder l’historique. Pour chaque personne et chaque semaine, le nombre de relances et la date de la dernière.

Sur l’onglet des semaines en attente, la relance part chez la personne dont c’est le tour dans le circuit, approbateur ou valideur. Enfin, le réglage « à relancer » de chaque fiche collaborateur évite de réclamer des temps à ceux qui n’en saisissent pas. Le ton compte autant que la fréquence : voir notre article Suivi des temps en agence : non, ça n’est pas du flicage !

Comment éviter que les semaines restent bloquées en validation ?

Une feuille « manquante » est parfois saisie et soumise, mais pas encore validée. Dans une grande agence, le circuit de validation doit donc être pensé pour le volume :

• Un circuit pour chaque personne. Une personne rattachée à aucun circuit n’apparaît ni dans l’état des feuilles manquantes, ni dans les relances, ni dans les listes de validation : ses temps se saisissent, mais ne se valident jamais. Dans Inedee, le circuit d’une personne est celui de sa fiche, sinon celui de sa société et de sa BU, sinon celui de sa société, sinon celui valable pour toutes les sociétés.
• Juste le nombre d’approbations nécessaire. Inedee propose l’autovalidation, une validation, ou une à trois approbations avant la validation, avec un circuit par société, par BU ou par population. Chaque approbation ajoutée allonge le délai avant qu’une semaine compte.
• Un suppléant pendant les absences. La délégation de validation, posée pour une période, permet à un suppléant de décider à la place d’un valideur absent.
• Des refus motivés. Une semaine refusée revient à son auteur avec le motif, et redevient modifiable.

Valider régulièrement fait aussi partie de la complétude : dans Inedee, un collaborateur ne peut pas soumettre une semaine tant que la précédente n’est pas validée. Une semaine qui attend chez un valideur bloque donc aussi la suivante.

Comment rendre la saisie plus simple pour les équipes ?

La meilleure relance reste celle qu’on n’a pas à envoyer : plus la feuille est rapide à remplir, moins il en manque. Dans la feuille de temps d’Inedee :

• les tâches planifiées dans le planning arrivent seules sur la semaine, et une semaine vide propose de reprendre d’un clic les dossiers de la semaine précédente, sans les heures ;
• chaque ligne de devis montre le temps déjà saisi et ce qu’il reste à y passer ;
• un minuteur peut compter le temps passé sur un dossier au fil de la journée ;
• les contrôles à la soumission (minimum et maximum par jour et par semaine, dossier clos ou terminé) disent tout de suite ce qui bloque ;
• pour les personnes qui ne saisissent pas elles-mêmes, la saisie déléguée permet à une personne désignée de tenir leur feuille, collaborateur par collaborateur ;
• la feuille de temps s’affiche aussi sur mobile.

Que change une saisie complète pour la direction ?

Des feuilles complètes rendent la marge nette lisible par dossier, par client et par métier, et le taux de complétion dit chaque mois si l’on peut s’y fier. C’est l’usage que décrit la CFO de Silenzio, cliente d’Inedee :

« Depuis le 1^er janvier 2025, nous utilisons le logiciel Inedee pour gérer notre facturation, nos achats et la saisie des temps passés. C’est un outil complet, intuitif, qui nous permet un pilotage de la rentabilité analytique précis par dossier, client et métier. »

Angela Rouhauld, CFO de Silenzio

Dans un groupe, la même discipline vaut pour chaque société : c’est elle qui rend comparables les marges des agences. Voir notre article Groupe de communication : comment suivre la marge de chaque agence en temps réel.

Par où commencer ?

1. Vérifier les rattachements. Chaque personne qui saisit des temps doit avoir un circuit de validation et être marquée « à relancer » ; les autres en sont retirées.
2. Mesurer. Sortir le taux de semaines validées du dernier mois clos, par société et par BU, et le partager avec chaque responsable.
3. Programmer les relances. Un rappel avant la fin de la semaine, une relance le lundi, un message plus ferme au-delà de deux semaines de retard.
4. Traiter la validation. Relancer les valideurs, nommer des suppléants, réduire les approbations là où elles ne servent pas.
5. Suivre chaque mois. Présenter le taux en comité de direction, sur une période close, à côté de la marge nette.

Pour voir comment Inedee tient les temps de centaines de collaborateurs, consultez notre page ERP pour grandes agences de communication, ou découvrez la feuille de temps d’Inedee.