Pour suivre la marge de chaque agence d’un groupe de communication en temps réel, il faut trois choses : une même définition de la marge dans toutes les sociétés du groupe, des pièces rattachées aux dossiers au fil de l’eau (devis, achats, temps, notes de frais), et une lecture qui distingue les refacturations entre sociétés du groupe. Le cut-off, sur la période de votre choix, la conversion des devises et le reporting groupe viennent ensuite fiabiliser ces chiffres. Voici la méthode, étape par étape.
Pourquoi la marge d’un groupe est-elle plus difficile à suivre que celle d’une agence ?
Dans une agence seule, la marge se lit dossier par dossier : ce qui a été vendu, ce qui a été acheté, le temps passé. Dans un groupe, chaque agence est souvent une société juridique distincte, avec ses exercices, sa numérotation, parfois sa devise et ses propres habitudes de saisie. Trois difficultés s’ajoutent :
- Les refacturations internes. Quand une agence du groupe facture une autre agence du groupe, le chiffre d’affaires de l’une et les achats de l’autre augmentent, sans que le groupe ait gagné un euro de plus.
- Les équipes partagées. Des collaborateurs d’une société travaillent sur les dossiers d’une autre : leur temps doit être imputé au bon dossier, dans la bonne société.
- Le reporting à la maison mère. Le groupe lit souvent ses comptes dans un autre plan comptable, voire dans une autre devise, et la consolidation se fait trop souvent à la main, des semaines après la fin du mois.
Résultat : la direction découvre la marge d’une agence à la clôture, quand il n’est plus temps d’agir sur les dossiers.
Quelle marge suivre, et avec quelle définition commune ?
Avant tout outil, il faut que toutes les agences du groupe calculent la même chose. Deux indicateurs suffisent pour piloter, à condition de les définir une fois pour toutes :
| Indicateur | Calcul | À quoi il sert |
|---|---|---|
| Marge brute | Chiffre d’affaires − achats externes du dossier (production, sous-traitance, freelances, frais refacturés) | Mesurer ce que l’agence produit elle-même |
| Taux de marge brute | Marge brute ÷ chiffre d’affaires | Comparer des agences de tailles différentes |
| Marge nette (de production) | Marge brute − coût des temps passés par les équipes internes | Savoir si le dossier couvre le travail réellement fourni |
| Taux de complétion des temps | Temps saisis ÷ temps attendus sur la période | Savoir si la marge nette est fiable |
Un point d’attention propre au secteur : les achats d’espace réalisés en qualité de mandataire (loi Sapin) ne sont pas du chiffre d’affaires de l’agence. Ils doivent être isolés de la même façon dans toutes les sociétés du groupe, sans quoi les taux de marge ne sont pas comparables. Pour le détail des calculs, voir notre article Marge brute d’une agence de communication : définition, calcul et pilotage.
Comment rattacher chaque coût au bon dossier, dans la bonne société ?
Une marge en temps réel suppose que chaque pièce arrive dans le dossier au moment où elle naît, et non en fin de mois. Concrètement :
- le devis distingue ce qui est vendu au forfait, ce qui sera acheté à l’extérieur et ce qui sera produit en interne ;
- les bons de commande fournisseurs partent du devis, et les factures fournisseurs s’y rattachent ;
- les notes de frais exigent un dossier ;
- les temps sont saisis au dossier, voire à la ligne de devis, et valorisés au coût horaire de chaque fonction.
Dans Inedee, toutes ces pièces alimentent la même base, la « ligne dossier », qui sert seule au calcul des marges. La fiche de chaque dossier affiche ainsi le vendu, l’acheté, la marge brute, la marge nette et la trésorerie, et les mêmes chiffres se retrouvent dans les états de la direction. Quand un collaborateur d’une société travaille pour une autre, son temps peut être transféré vers le dossier de l’autre société.
Comment traiter les refacturations entre sociétés du groupe ?
Les refacturations internes (les « intercos ») sont normales : une agence achète une prestation à une autre agence du groupe, ou une structure commune refacture ses services. Elles doivent simplement être identifiables, pour pouvoir lire la marge de deux façons :
- agence par agence, intercos comprises : c’est la performance de chaque société, telle qu’elle apparaît dans ses comptes ;
- au niveau du groupe, intercos exclues : c’est la marge réellement gagnée sur les clients extérieurs.
Il faut donc que les clients et fournisseurs qui sont des sociétés du groupe soient marqués comme tels, et que les états permettent de filtrer ces opérations. Dans Inedee, les tiers du groupe portent la mention interco, et un filtre interco existe dans les états de factures, d’avancement, de forecast et dans le tableau de bord ; l’état, le solde et la balance âgée des intercos permettent de rapprocher les deux côtés de chaque refacturation.
Comment fiabiliser la marge chaque mois ?
Une marge « en temps réel » n’a de valeur que si la fin de mois est propre. Deux réflexes font la différence :
- Un cut-off sur la période de votre choix : factures à établir, produits constatés d’avance, factures fournisseurs non parvenues et charges constatées d’avance rattachent chaque produit et chaque charge au bon mois. Voir notre article Cut-off comptable en agence : méthodologie et bonnes pratiques.
- Des temps complets : tant que toutes les feuilles de temps du mois ne sont pas saisies, la marge nette est surestimée. Le taux de complétion des temps doit accompagner chaque lecture de la marge nette.
Inedee propose quatre modèles de calcul du cut-off, jusqu’au détail de la ligne, avec des régularisations proposées puis corrigées, validées et comptabilisées en une fois. Côté temps, la grille des feuilles manquantes se filtre par société ou par BU, et les relances partent en masse.
Comment consolider la marge au niveau du groupe ?
La consolidation comptable reste le métier de l’outil de consolidation de la maison mère. Mais elle est beaucoup plus rapide quand chaque agence lui fournit des données déjà alignées :
- un plan de reporting commun, souvent celui de la maison mère, auquel chaque compte local est rattaché ;
- des balances et grands livres lisibles pour une société ou plusieurs cumulées ;
- une devise d’affichage commune, avec conversion au cours de fin de période ;
- des codes de consolidation sur les sociétés et les tiers.
C’est ce que prépare Inedee : le plan de reporting est tenu une fois au niveau du groupe et recopié dans toutes les sociétés, les états se lisent sur plusieurs sociétés à la fois, et les exports alimentent directement le classeur de consolidation. Les éliminations et les retraitements se font ensuite dans l’outil de consolidation du groupe.
Quels indicateurs suivre chaque mois, agence par agence ?
| Indicateur | Question à laquelle il répond |
|---|---|
| Marge brute et taux de marge brute | L’agence vend-elle au bon prix ? |
| Marge nette par dossier et par client | Le travail fourni est-il couvert ? |
| Taux de complétion des temps | La marge nette est-elle fiable ce mois-ci ? |
| Vendu non facturé (encours) | Quel chiffre d’affaires reste à facturer ? |
| Écart entre forecast et réalisé | L’année atterrira-t-elle où prévu ? |
| Part des intercos dans le chiffre d’affaires | Quelle part de l’activité vient de l’extérieur du groupe ? |
C’est exactement l’usage que décrit la CFO de l’agence Australie, cliente d’Inedee :
« D’un seul coup d’œil sur mon dashboard personnalisé, je visualise la rentabilité de chaque projet ou le taux de marge brute de chacune des entités du groupe, quasiment en temps réel. C’est une fonctionnalité indispensable dans mon activité. »
Prudence Leclabart, CFO de l’agence Australie
Par où commencer ?
Commencez par écrire, sur une page, la définition commune de la marge brute et de la marge nette, et faites-la valider par chaque direction d’agence. Vérifiez ensuite que les quatre flux (devis, achats, temps, notes de frais) arrivent bien dans les dossiers au fil de l’eau, puis marquez les sociétés du groupe comme tiers interco. Le cut-off et le reporting groupe viendront naturellement.
Pour voir comment Inedee organise un groupe de plusieurs sociétés, consultez notre page ERP pour groupes de communication, ou découvrez le pilotage financier d’Inedee.
Questions fréquentes
Quelle différence entre marge brute et marge nette en agence ?
La marge brute est le chiffre d’affaires diminué des achats externes du dossier (production, sous-traitance, freelances, frais refacturés). La marge nette, ou marge de production, retranche en plus le coût des temps passés par les équipes internes : elle dit si le dossier couvre le travail réellement fourni.
Faut-il inclure les refacturations internes dans la marge d’une agence ?
Oui pour lire la performance de chaque société, telle qu’elle apparaît dans ses comptes ; non pour lire la marge du groupe, qui ne doit compter que ce qui est gagné sur les clients extérieurs. Les opérations entre sociétés du groupe doivent donc être identifiées et filtrables.
À quelle fréquence suivre la marge de chaque agence ?
Au fil de l’eau pour les dossiers, et chaque mois pour la direction, après le cut-off et une fois les feuilles de temps complètes. Un suivi trimestriel arrive trop tard pour corriger les dossiers en cours.
Un ERP remplace-t-il l’outil de consolidation du groupe ?
Non. Un ERP comme Inedee tient la gestion et la comptabilité de chaque société et prépare la consolidation : plan de reporting, codes de consolidation, états des intercos, exports. Les éliminations et les retraitements restent dans l’outil de consolidation de la maison mère.
